Kosten E-fulfilment loont het of is zelf doen goedkoper?

Dat e-fulfilment een hoop gedoe scheelt, moge duidelijk zijn.

Maar voor elke e-commerce ondernemer blijft natuurlijk de hamvraag: is het onder de streep ook gunstiger?

Wegen de meerkosten op tegen de bespaarde tijd?

En zo ja, van welke voorwaarden hangt dit af? In dit artikel gaan in op het rendement van e-fulfilment.

Een aantal vragen zijn eigenlijk altijd actueel voor elk bedrijf. Wat in eigen beheer te doen en wat uit te besteden is er daar één van.

Omdat deze vraag zo vaak terugkeert, hebben de meeste bedrijven wel een proces of protocol hiervoor. Zo’n proces is dan meestal gebaseerd op een kostenoverweging.

Hoeveel interne uren moeten ergens voor gemaakt worden en welke kwaliteit levert dat op? Die worden vervolgens tegenover de kosten en kwaliteit gezet die externe partijen voorhouden.

Het resultaat is meestal een duidelijk antwoord op de vraag of het zinvol is om iets uit te besteden.

E-commerce bedrijven zijn in dit opzicht niet anders dan ieder ander bedrijf. Iets zelf doen levert een product op met een bepaalde prijs en kwaliteitsniveau.

Datzelfde geldt voor het uitbesteden van diensten. Vergelijk die twee met elkaar en ook de eigenaar van een webwinkel weet wat hem of haar te doen staat.

Zo’n rekensom is voor de meeste bedrijven makkelijk genoeg, omdat de meeste variabelen al bekend zijn.

Elk bedrijf weet wat een medewerker kost en tot op zekere hoogte ook wat die oplevert. Voor e-commerce is dat niet altijd vanzelfsprekend.

De branche telt veel relatief kleine bedrijven die letterlijk op een zolderkamer begonnen zijn, of dat stadium nog moeten ontgroeien.

Wat een pand of personeelslid kost, is dan een vraag waarop het antwoord niet direct voorhanden is.

Uitrekenen wat e-fulfilment oplevert

Het kostenaspect is wat de vergelijking lastig maakt voor een e-commerce bedrijf. Daarom kijken we nu hoe we die kosten – ondanks dat ze vaak nog hypothetisch zijn in dit stadium – kunnen uitrekenen. Dat doen we in vier verschillende stappen.

Stap 1: appels en appels vergelijken

Het spreekwoord luidt natuurlijk: appels en peren vergelijken. Dat wil jij niet doen. Bij een vergelijking is het belangrijk dat je dezelfde grootheden vergelijkt.

Stel, je vergelijkt de kosten die een externe partij rekent voor het inpakken, verzendklaar maken en daadwerkelijk verzenden van bestellingen, met de kosten die je zou maken als je zelf pakketten verstuurt. Dan is dat geen eerlijke vergelijking.

Vergelijk dus altijd alleen de je kosten voor precies die dienst die een externe partij je aanbiedt.

Stap 2: reken je huisvestingskosten uit

Als je al in een bedrijfspand gevestigd bent, of dit serieus overweegt, dan heb je een goede indruk van de kosten per vierkante meter hiervan.

Maak een schatting van de ruimte die je nodig hebt om je activiteiten onder te brengen. Zorg daarbij dat de benodigde vierkante meters voor de betreffende prijs ook daadwerkelijk beschikbaar zijn.

Stap 3: reken je personeelskosten uit

Wanneer je groeit en je proces deels in eigen beheer houdt, dan moet je op een gegeven moment mensen in dienst nemen.

Neem een gemiddeld bruto salaris van de functie waarop je iemand wil aannemen als uitgangspunt en vermenigvuldig dit met 1,36. Dat zijn de kosten die je als werkgever maakt voor in dienst hebben van personeel.

Stap 4: bepaal wat de impact is van verborgen kosten

Het probleem met rekenvoorbeelden zoals deze, is dat ze heel veel kleine details over het hoofd zien.

Medewerkers die ziek worden of niet goed functioneren, software die toch niet zo goed voldoet als in eerste instantie gedacht of een leverancier die zijn afspraken niet nakomt.

Elk afzonderlijk zijn deze situaties veel te zeldzaam om in een grof rekenvoorbeeld te belanden, maar samen hebben ze bijna gegarandeerd invloed op jouw bedrijf en bedrijfsprocessen.

Wanneer je die volledig in eigen beheer neemt, zijn dat risico en de daaraan verbonden kosten, voor jouw rekening.

Als je deze vier stappen doorloopt, heb je een goed idee van je totale bedrijfskosten. Maar ook van de kosten per verzending, bij verschillende volumes.

Je kunt nu de kosten van uitbesteden of het in eigen beheer houden, met elkaar vergelijken.

Extra voordelen van e-fulfilment

Als de voorgaande rekensom een duidelijk kostenvoordeel oplevert voor het in eigen beheer houden, zal de kous daarmee normaalgesproken af zijn.

In veel gevallen echter zal het verschil miniem zijn, of duidelijk wijzen in de richting van uitbesteden. Met name als de verschillen klein zijn, kunnen ook de volgende factoren in overweging worden genomen.

E-fulfilment heeft namelijk een aantal voordelen, die wat minder eenvoudig in geld zijn uit te drukken.

Focus leggen op (online) marketing

De belangrijkste reden waarom e-commerce ondernemers kiezen voor e-fulfilment is niet eens het kostenaspect. Elke eigenaar van een webwinkel beaamt dat je van heel veel markten thuis moet zijn om dit allemaal zelf en goed te doen. Een website onderhouden, marketing, communicatie, distributie, verzending, je betaalproces goed organiseren, omgaan met retourzendingen. Allemaal tijdrovende en soms ook complexe bezigheden die je schaarse tijd snel opeten. E-fulfilment betekent een handvol van deze takten uitbesteden aan een specialist. Zo besteed je zelf je tijd en energie aan datgene waar je goed in bent, mocht dat nou net niet het logistieke of praktische deel van je webwinkel zijn.

Je kunt bijvoorbeeld veel meer werk maken van online marketing en goede content. En dat in de zekerheid dat, als die inspanningen resultaat opleveren, die groei aan de achterkant moeiteloos kan worden opgevangen door je e-fulfilment dienstverlener.

Het schaalvoordeel van een specialist

E-fulfilment dienstverleners maken van webwinkellogistiek hun werk. Zij werken in de regel voor meerdere webwinkels en werken dus met volumes waar de meeste webwinkeliers alleen maar van kunnen dromen.

Dat scheelt vanzelfsprekend in de kosten, maar ook in het serviceniveau. Klanten beloven dat zij de volgende dag hun bestelling in huis hebben, is zo niet langer meer uitsluitend het domein van grote online retailers.

Maar het gaat verder dan dat. Doordat het hele proces tot in de puntjes geregeld is, zijn er veel minder fouten. En dus ook minder retourzendingen.

En wanneer die retourzendingen er dan toch zijn, gaat een fulfilmentpartij daar veel gestructureerder mee om. Deze rekent op voorhand op een bepaald percentage retourzendingen en heeft daar al de mankracht voor klaarstaan.

Cashflow

Als webwinkelier maak je veel kosten die voor de baten uitgaan. Het verpakkingsmateriaal, de verzending zelf, je betaalt ze allemaal lang voordat een bestelling betaald is.

En dan worden verpakkingsmaterialen ook nog eens in de bulk ingekocht, wat betekent dat ze wel eens heel lang op verzending kunnen wachten.

Bij uitbesteding aan een e-fulfilment partij maak je deze kosten pas, wanneer een bestelling daadwerkelijk plaatsvindt. En in de praktijk pas wat later. Want in de regel factureren deze partijen per maand.

In veel gevallen levert e-fulfilment webwinkeliers duidelijke voordelen op. Kostenvoordelen, maar ook voordelen die zich niet direct in geld laten uitdrukken.

Wanneer het verschil niet direct duidelijk is, wordt het vooral een kwestie van persoonlijke voorkeur. Besteed je het liefst tijd aan je product en de marketing daarvan? Dan levert e-fulfilment – los van de kosten – duidelijke voordelen op.

Tegelijkertijd kun je ook van mening zijn dat jij juist veel kunt winnen aan efficiëntie en service, ten opzichte van bedrijven die juist massaproductie leveren. In dat geval houd je ook het logistieke deel liever dicht bij jezelf.

Direct een concreet beeld krijgen van de kosten van e-fulfilment? Vraag dan een offerte aan of neem contact op met ons.